Du möchtest deine Bewerbung per E-Mail erfolgreich versenden und sicherstellen, dass sie im Posteingang des Personalers nicht untergeht? Die richtige Formatierung, der passende Inhalt und die Wahl des richtigen Zeitpunkts sind entscheidend für den ersten Eindruck, den deine E-Mail hinterlässt. Ein professionelles Vorgehen erhöht deine Chancen auf eine positive Rückmeldung erheblich.
Der Aufbau deiner professionellen Bewerbungs-E-Mail
Eine gut strukturierte Bewerbungs-E-Mail folgt einem klaren Muster, das dem Empfänger eine schnelle Erfassung der wichtigsten Informationen ermöglicht. Beginne stets mit einer prägnanten Betreffzeile, gefolgt von einer höflichen Anrede, dem Hauptteil deiner Nachricht und einem professionellen Schluss.
Die perfekte Betreffzeile
Die Betreffzeile ist dein Aushängeschild und oft das Erste, was der Recruiter von deiner Bewerbung sieht. Sie sollte klar, präzise und informativ sein. Idealerweise nennst du die genaue Stellenbezeichnung und, falls vorhanden, die Referenznummer der ausgeschriebenen Position. Dies hilft dem Empfänger, deine E-Mail sofort zuzuordnen.
- Stellenbezeichnung: Gib immer die exakte Bezeichnung der Stelle an, auf die du dich bewirbst.
- Referenznummer: Falls im Stellenangebot eine Referenznummer angegeben ist, füge diese unbedingt hinzu.
- Dein Name: Füge deinen vollständigen Namen hinzu, um die Identifizierung zu erleichtern.
- Beispiel: „Bewerbung als Marketing Manager (Referenz: MM-2023-01) – Max Mustermann“
Die Anrede: Persönlich und korrekt
Eine persönliche Anrede ist essenziell. Vermeide generische Grußformeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Recherchiere den Namen des zuständigen Personalverantwortlichen oder des Abteilungsleiters und sprich ihn direkt an. Falls du keinen konkreten Ansprechpartner findest, ist „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]“ die beste Alternative.
Der E-Mail-Text: Prägnant und überzeugend
Halte den E-Mail-Text selbst kurz und fokussiere dich auf die wichtigsten Punkte. Vermeide es, deinen gesamten Lebenslauf zu wiederholen. Nutze die E-Mail, um dein Interesse an der Stelle zu bekunden und kurz darzulegen, warum du der ideale Kandidat bist. Verweise auf deine angehängten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) und fordere zu einem persönlichen Gespräch auf.
- Einleitung: Nenne die Stelle, auf die du dich bewirbst, und wo du sie gefunden hast.
- Hauptteil: Hebe kurz deine relevantesten Qualifikationen und deine Motivation hervor. Erkläre, warum du dich für diese spezifische Position und dieses Unternehmen interessierst.
- Schlusssatz: Bedanke dich für die Berücksichtigung deiner Bewerbung und bekunde dein Interesse an einem persönlichen Gespräch.
Der Anhang: Vollständig und im richtigen Format
Deine Bewerbungsdokumente sollten als Anhang versendet werden. Achte darauf, dass alle geforderten Unterlagen vorhanden sind und das Dateiformat korrekt ist. PDF ist hierbei der Standard, da es plattformunabhängig ist und die Formatierung beibehält. Benenne deine Dateien aussagekräftig, z.B. „Lebenslauf_Max_Mustermann.pdf“ oder „Anschreiben_MarketingManager_MaxMustermann.pdf“.
Wichtige Aspekte für den Versand deiner Bewerbung
Neben dem Inhalt und der Formatierung gibt es weitere wichtige Details, die du beim Versenden deiner Bewerbung per E-Mail beachten solltest, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und sicherzustellen, dass deine E-Mail gut ankommt.
Der richtige Zeitpunkt für den Versand
Der Zeitpunkt, zu dem du deine Bewerbung versendest, kann einen Unterschied machen. Vermeide den späten Freitagnachmittag oder das Wochenende. Idealerweise versendest du deine E-Mail am Vormittag eines Werktages, zwischen Dienstag und Donnerstag. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass deine E-Mail am selben Tag oder am nächsten Morgen gelesen wird, wenn die Prioritäten noch frisch sind.
Vermeidung von Rechtschreib- und Grammatikfehlern
Jeder Fehler in deiner Bewerbung kann negativ ausgelegt werden. Lies deine E-Mail und deine angehängten Dokumente mehrmals sorgfältig Korrektur. Lasse idealerweise eine vertraute Person deine Texte gegenlesen, um sicherzustellen, dass alles fehlerfrei ist. Professionelle Tools zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung können ebenfalls hilfreich sein.
Eindeutige Dateinamen für Anhänge
Wie bereits erwähnt, sind klare Dateinamen unerlässlich. Sie helfen dem Recruiter, deine Dokumente schnell zu identifizieren und richtig zuzuordnen. Verwende eine konsistente Benennung, die deinen Namen und den Inhalt der Datei widerspiegelt.
Der „CC“- und „BCC“-Einsatz
Nutze das „CC“-Feld (Carbon Copy) nur, wenn du bewusst möchtest, dass eine weitere Person über deine Bewerbung informiert wird. Verwende das „BCC“-Feld (Blind Carbon Copy) keinesfalls für Bewerbungen, da dies als unprofessionell gilt. Dein eigenes E-Mail-Programm wird deine gesendeten E-Mails normalerweise in deinem „Gesendet“-Ordner speichern.
Eine Übersicht der wichtigsten Elemente einer Bewerbungs-E-Mail
| Element | Beschreibung | Warum es wichtig ist | Worauf du achten solltest |
|---|---|---|---|
| Betreffzeile | Klare Angabe der Stellenbezeichnung und ggf. Referenznummer. | Erste Identifizierung deiner Bewerbung durch den Recruiter. | Präzise, informativ, vermeide generische Phrasen. |
| Anrede | Persönliche Ansprache des zuständigen Ansprechpartners. | Zeigt Sorgfalt und Interesse am Unternehmen. | Recherchiere den Namen, vermeide „Sehr geehrte Damen und Herren“. |
| E-Mail-Text | Kurze Vorstellung, Motivation und Verweis auf Anhänge. | Erster kurzer Eindruck deiner Kommunikationsfähigkeit und Motivation. | Fokussiert, prägnant, keine Wiederholung des Lebenslaufs. |
| Anhänge | Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse im PDF-Format. | Vollständige Einreichung der geforderten Unterlagen. | Hochwertige PDFs, aussagekräftige Dateinamen, alle relevanten Dokumente. |
| Signatur | Vollständige Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail). | Ermöglicht einfache Kontaktaufnahme für den Arbeitgeber. | Vollständig, professionell und gut sichtbar. |
Häufige Fehler bei der Bewerbung per E-Mail vermeiden
Es gibt einige typische Fehler, die Bewerber bei dem Versand ihrer E-Mail-Bewerbung machen. Wenn du diese vermeidest, stichst du positiv hervor.
- Zu lange oder zu kurze E-Mails: Halte den E-Mail-Text prägnant, aber informativ.
- Fehlende oder falsche Anhänge: Überprüfe vor dem Absenden, ob alle Dokumente korrekt angehängt sind und das richtige Format haben.
- Generische E-Mails: Passe deine E-Mail an jede einzelne Stelle und jedes Unternehmen an.
- Unprofessionelle E-Mail-Adresse: Nutze eine seriöse E-Mail-Adresse, idealerweise mit deinem Namen.
- Verwendung von Emojis oder Umgangssprache: Halte den Ton professionell und sachlich.
Die Bedeutung der E-Mail-Signatur
Deine E-Mail-Signatur ist der letzte Eindruck, den du hinterlässt. Sie sollte alle notwendigen Kontaktdaten enthalten, damit der Personalverantwortliche dich einfach erreichen kann. Dazu gehören dein vollständiger Name, deine Adresse, deine Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse. Eine Verlinkung zu deinem LinkedIn-Profil kann ebenfalls vorteilhaft sein.
Anhänge korrekt benennen und formatieren
Die Art und Weise, wie du deine Anhänge benennst und formatierst, spielt eine wichtige Rolle für den ersten Eindruck. Verwende klare und aussagekräftige Dateinamen, die deinen Namen und den Inhalt des Dokuments widerspiegeln. PDFs sind der Standard, da sie die Formatierung beibehalten und auf allen Geräten problemlos geöffnet werden können. Achte darauf, dass deine Dokumente übersichtlich gestaltet sind und keine unnötigen großen Dateigrößen haben.
Die Rolle des Anschreibens in der E-Mail-Bewerbung
Das Anschreiben ist ein zentraler Bestandteil deiner Bewerbung, auch wenn es per E-Mail versendet wird. Es ist deine Chance, deine Motivation für die Stelle und deine Eignung detaillierter darzulegen als im E-Mail-Text. Formuliere es überzeugend und zeige, dass du dich mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Position auseinandergesetzt hast. Dein Anschreiben sollte immer als separate PDF-Datei angehängt werden.
Lebenslauf und Zeugnisse – Ergänzende Dokumente
Neben dem Anschreiben sind dein Lebenslauf und deine Zeugnisse die wichtigsten Dokumente in deiner Bewerbung. Der Lebenslauf gibt einen strukturierten Überblick über deinen bisherigen Werdegang, deine Qualifikationen und deine Erfahrungen. Deine Zeugnisse belegen deine bisherigen Tätigkeiten und Erfolge. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell und übersichtlich ist und dass alle relevanten Zeugnisse in guter Qualität als PDF-Anhänge beigefügt sind.
Die Wahl der E-Mail-Adresse
Deine E-Mail-Adresse ist Teil deiner digitalen Visitenkarte. Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse, die deinen Namen enthält. Eine Adresse wie „max.mustermann@email.de“ ist ideal. Vermeide Fantasienamen, Spitznamen oder Adressen, die nicht seriös wirken, da dies einen negativen ersten Eindruck hinterlassen kann.
Nachfassen nach der Bewerbung per E-Mail
Nachdem du deine Bewerbung versendet hast, ist Geduld gefragt. Warte jedoch nicht ewig ab. Wenn du nach der im Stellenangebot angegebenen Frist oder nach etwa ein bis zwei Wochen keine Rückmeldung erhältst, ist ein höfliches Nachfassen per E-Mail angebracht. Beziehe dich dabei auf deine ursprüngliche Bewerbung und frage freundlich nach dem Status.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Bewerbung per E-Mail richtig versenden
Muss ich meine Bewerbung per E-Mail immer als PDF versenden?
Ja, das Versenden deiner Bewerbungsunterlagen als PDF ist die gängige und professionellste Praxis. PDF-Dateien stellen sicher, dass die Formatierung deiner Dokumente auf jedem Gerät erhalten bleibt und sie nicht unabsichtlich verändert werden können. Dies gilt für dein Anschreiben, deinen Lebenslauf und alle weiteren Anhänge.
Was mache ich, wenn kein Ansprechpartner in der Stellenanzeige genannt wird?
Wenn kein konkreter Ansprechpartner genannt ist, recherchiere auf der Unternehmenswebsite oder über berufliche Netzwerke, wer für die Personalabteilung oder die ausgeschriebene Position zuständig sein könnte. Sollte dies nicht möglich sein, verwende die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Eine individuelle Recherche zeigt jedoch mehr Engagement.
Wie lange sollte der E-Mail-Text sein?
Der E-Mail-Text selbst sollte kurz und prägnant sein. Beschränke dich auf wenige Sätze, in denen du dein Interesse an der Stelle bekundest und kurz auf deine Motivation eingehst. Verweise deutlich auf deine angehängten Dokumente für weitere Details. Längere Ausführungen gehören ins Anschreiben.
Welche Dateigröße dürfen meine Anhänge haben?
Achte darauf, dass deine angehängten Dokumente nicht zu groß sind, um Probleme beim Empfang zu vermeiden. Idealerweise sollte die Gesamtgröße deiner Anhänge 5 MB nicht überschreiten. Komprimiere Bilder in deinen Dokumenten, falls nötig, und achte auf eine effiziente Gestaltung.
Sollte ich meine gesamten Zeugnisse mitschicken?
Ja, du solltest alle relevanten Zeugnisse mitschicken, die deinen bisherigen Werdegang und deine Qualifikationen belegen. Dazu gehören Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse von Ausbildungen oder Studiengängen sowie relevante Weiterbildungszertifikate. Stelle sicher, dass die Qualität der gescannten Zeugnisse gut ist.
Ist es in Ordnung, wenn meine E-Mail-Adresse ungewöhnlich ist?
Nein, es ist nicht ratsam, eine ungewöhnliche oder informelle E-Mail-Adresse für Bewerbungen zu verwenden. Wähle eine professionelle E-Mail-Adresse, die deinen Namen widerspiegelt (z.B. vorname.nachname@email.de). Eine unprofessionelle Adresse kann einen negativen ersten Eindruck hinterlassen, bevor der Empfänger deine eigentlichen Dokumente gelesen hat.
Wie oft darf ich nachfassen, wenn ich keine Antwort erhalte?
Ein einmaliges, höfliches Nachfassen nach einer angemessenen Wartezeit (ca. 1-2 Wochen nach Bewerbungsfrist oder üblichen Antwortzeiten) ist üblich und akzeptiert. Mehrfaches Nachfassen innerhalb kurzer Zeit kann jedoch als aufdringlich empfunden werden. Halte dich an die im Stellenangebot angegebene Frist für Rückmeldungen.
